Возврат документов после прохождения конкурса при поступлении на госслужбу

Добрый день! Прошу уточнить законность действий по следующему вопросу. Для поступления на государственную гражданскую службу города Москвы я проходил процедуру конкурса, после чего был включен в кадровый резерв органа государственной власти города Москвы (ОГВ Москвы). По итогам встречи с представителями непосредственно моего отдела, я принял решение отказаться от трудоустройства на этом месте работы. При участии в конкурсе мной был представлен следующий пакет документов: 1)Личное заявление 2) Анкета с приложением фотографии; 3) Копия паспорта гражданина Российской Федерации или заменяющего его документа; 4) Копия трудовой книжки (моя копия была заверена у нотариуса, услуга платная); 5) Копия документов о профессиональном образовании и дополнительном; 6) Рекомендация с последнего места работы (оригинал документа, на бланке с подписями и печатью). Одновременно с этим, я был включен в кадровый резерв на федеральном уровне (включался в июне этого года), куда и решил трудоустроиться, в связи с чем, мне потребовались документы, в том числе из этого перечня. Обратился в отдел кадров ОГВ Москвы с просьбой вернуть документы и получить выписку из протокола кадрового резерва (написал обращение в отдел кадров по эл. почте). Ответа в первой половине дня не поступило, я позвонил и уточнил прочитали ли моё письмо. Мне сообщили, что плохо работает электронная почта (отношение было предвзятое). Я озвучил свою просьбу по вопросу возврата документов, на что получил категоричный отказ. Со слов представителя отдела кадров: "Документы являются подтверждением прохождения у них конкурса". При этом, условием возврата моих документов было исключение из кадрового резерва учреждения. Выписку из протокола представить согласились. Прошу Вас уточнить: 1)Насколько правомерен отказ о возврате моих документов? 2)Имеет ли смысл обращаться в официальном порядке (письмом или обращением через эл. приемную)? 3)Если документы должны вернуть, могу ли запросить их получение посредством почты? За заверение копии трудовой книжки у нотариуса я заплатил порядка 5 тысяч рублей, оригинал рекомендации я уже не получу.. Жалко и документы и средства и потраченные нервы. Заранее благодарен всем, кто ответит!